Управление на електронни документи

Информационните технологии проникват във всички сфери на бизнеса. Понякога се случва толкова бързо, че не е лесно да се разбере необходимостта от въвеждане на нови продукти. Нещо подобно се случва с електронната система за управление на документи (EDS). От самото начало тя е прераснала с многобройни митове.

Това е деликатен въпрос – обичайните папки и купища хартия изчезват и цялата информация “се разтваря” в компютрите. Някои митове изчезват, докато други се появяват. Необходимо е клиентът да вземе такова решение непрекъснато да търси и проверява информацията, като оценява ползите от изпълнението. С помощта на тази статия ще бъдат разкрити най-важните заблуди за електронните системи за управление на документи.

Управление на електронни документи

Електронно управление на документи – проста автоматизация на офиса. Смята се, че такава система може да разпореди входящи и изходящи документи. И въпреки че електронното разпространение на документи вече е доста разпространено на нашия пазар, това твърдение е доста популярно. Кабинетът е само една от формите на организация на документооборота, традиционна в нашата практика. Всъщност електронното управление на документи вече е налице в нашия живот. Веднага щом изпратим документа, създаден в Word, или го получим, той вече говори за факта, че тази система работи. В нашата реалност бизнесът на Канцеларията е да централизира преминаването и записването на всички официални документи, да следи изпълнението на инструкциите, издадени от главата. Но предприятието работи не само с официални документи. Във всяка компания, дори преди създаването им, неофициални документи отиват и работят. Потоците в циркулацията им са много по-сложни и по-широки. В нашия свят почти цялата информация съществува в електронна форма. Изпълненият SED трябва да установи управлението на всички документи, не само да минава през офиса. За всеки тип документ ще бъде грешка създаването на собствена система. Нека по-добре един глобален SED разрешава проблема по сложен начин.

SED може да спаси компанията от вътрешен хаос.

Грешка е да се мисли, че самата такава ERMS ще премахне организационната бъркотия, която се намира в компанията. Но тези проблеми не се решават по този начин. В случай на бъркотия в компанията, основното нещо ще бъде да се установи организационно завъртане, CSA в този случай ще се превърне в един от инструментите. Ако започнете да го прилагате там, където няма вътрешно взаимодействие, където зоните на отговорност не са разделени и бизнес процесите не работят, няма да има резултат. Тези, които решават да внедрят SED, трябва да разберат какво ще даде този проект в настоящата ситуация.

Електронният документ ще бъде ефективен.

Върхът на този мит вече е преминал. Днес все по-често клиентите разбират, че това не е така. Но мнозина продължават да вярват в магията на електронното управление на документи. Неговата ефективност се влияе от много фактори, не е достатъчно просто да се организира разпространението на документи чрез електронни комуникационни канали. Преди реализацията е целесъобразно да се обмисли дали са били разбрани предишните практики, дали съществуващите процедури са стандартизирани и отчитани и дали реинженеринга е преминал. Струва си да се обмисли кой и в какъв режим да се използва системата, дали шефът ще работи с нея или дали взаимодействието ще падне върху техните асистенти. Такива нюанси трябва да бъдат уточнени по време на изпълнението. Ако реинженеринга и оптимизацията на бизнес процесите се осъществяват съвместно с SED, резултатът ще бъде най-ефективен.

Най-доброто решение се основава на избора на лидери на пазара. Изглежда толкова лесно да се избере какво вече използват лидерите. Изглежда логично, понякога сериозно засяга предпочитанията на клиентите. Всъщност пазарът и неговите нужди постоянно се променят. Сега решенията, разработени преди 4-5 години, са актуални. Срокът на присъствие на пазара и натрупаният през този период опит позволяват реализирането на проекти от почти всякакъв мащаб. Популярните SED, които се използват от лидерите, спечелиха по-рано пазара. През тези години са имали много различни принципи. Сега си струва да се обърне внимание на новите решения, дори ако те имат по-малко реализации от лидерите.Те са много по-технологично напреднали и ще останат релевантни за още 5-7 години.

По-добре е да изберете западни системи – те са по-гъвкави и функционални. Този мит се е появил по някаква причина. Исторически погледнато, вътрешните решения бяха по-ниски от западните. Но нашите комплекси все още бяха по-фокусирани върху руските особености, като се вземат предвид специалните изисквания на компаниите. Понастоящем се появиха вътрешни решения, които са по-добри от чуждестранните. Тези платформи са едновременно мощни и гъвкави. Предимството е да се разгледа наличието на модули, насочени към автоматизиране на процесите с руски специфики. И има такива комплекси по-малко чуждестранни аналози, а подкрепата и допълнителните услуги са много по-достъпни.

SED са необходими само от организации с ясни правила и описани бизнес процеси. Както вече беше споменато, бъркотията в организацията прави безсмислено прилагането на електронно управление на документи. Но понякога не е необходимо всичко да бъде правилно и точно описано. Все повече компании използват гъвкави управленски техники, като използват адаптивно управление на случаите. В такива случаи SED са принудени да се приспособят към тях, като променят конфигурацията и принципите си на работа.

Управление на електронни документи

ERMS може да се използва активно веднага след внедряването.

Предметът на автоматизацията са процесите на управление на предприятието. Това прави невъзможно обработването на системата за управление на документи като нормален проект, който завършва с въвеждане в експлоатация. Всички процеси на управление непрекъснато се променят. Също така се случва, че в началото на внедряването на системата клиентът изобщо не представлява действителните си възможности. Изпълнението на SED е верига от взаимосвързани проекти, които развиват автоматизацията, разширяват функционалността на системата и я модернизират. Обикновено изискванията за възможната модификация на внедрените модули и бързата автоматизация на новите процеси са определени в набора от инструменти на EDS.

Изпълнението на EDS е изцяло на изпълнителя.

Не съществува ли наистина необходимо нещо от страна на клиента при внедряването на такава система? Така че те мислят в малките компании и там, където нивото на информатизация е ниско и подобни проекти са новост. Въвеждането на SED винаги включва промяна на вътрешния ред на компанията и режима на нейното функциониране. Ако колективът не е готов за това и няма мотивация за нови постижения, ефектът ще бъде нулев или дори обратното. Но разработчиците отбелязват, че през последните години клиентите са станали по-опитни, разбиране и тяхната роля.

За малък бизнес не е необходима качествена EDS.

Най-често собствениците на малки фирми смятат, че пакети 1C и MS Office са достатъчни за тях. Ако в компанията работят само 10 души, можете да съхранявате записи и регистрация на документи в Excel, да ги съхранявате в облака и да обменяте писма с Outlook. Има много прости и понякога безплатни решения за облак – това са Google Apps и Microsoft Office 365. Подобни системи могат да бъдат разбираеми при определени условия, но трябва да си зададем въпроса кои са основните проблеми, пред които е изправено взаимодействието между малките фирми и ИТ. И така, какво може да се счита за малък бизнес? Ако изключим микропредприятието със своето специфично обращение на документите, ползите от електронните системи все още съществуват. Вярно е, че мащабът на предприятието няма да позволи да се чувства толкова ясно, както в случая на средния или големия бизнес. Не са необходими всички функции. Например, малък бизнес може да откаже да контролира входящата кореспонденция, да наблюдава изпълнението на инструкциите, да автоматизира процедурите за договаряне на документи. Малка група хора смятат, че е по-лесно да седнат заедно и да решат всички проблеми. Но все още е необходима единна работна информационна среда, тя може качествено да структурира информация, да търси в нея, да има бърз достъп до необходимите документи и шаблони. Това ще е от значение за малкия бизнес. Ако собственикът планира да развие своята компания, тогава той трябва да мисли за отстраняване на грешки във вътрешните комуникации и бизнес процесите.В този случай въпросът за прилагането на управлението на електронни документи ще стане актуален рано или късно.

Системите за управление на мобилни електронни документи не са безопасни.

Всъщност тези решения за сигурност не са по-ниски от другите корпоративни приложения с мобилен достъп. Заплахата не се крие в самата мобилна SED, а в нейното конкретно изпълнение, игнорирайки политиката за ИТ сигурност от персонала на клиента. Разработчиците разнообразяват начините за достъп до информацията. В този брой много зависи от самата компания и от технологиите, използвани за защита на нейните данни. Става дума за технически мерки и за организационни. Ако се обърне внимание на този проблем, мобилният EDS ще бъде безопасен. И в съвременните реалности без тях, понякога не можете да направите. Разкриването на този мит е най-малкото фактът, че в големите компании, включително в областта на финансите и управлението, мобилният SED се използва активно от топ мениджъри.

Управление на електронни документи

Няма законова база за прилагане на EDS.

Всъщност, законодателната база за прилагането на такива решения вече съществува. Никой не възпрепятства предприятията да се откажат от традиционната хартия в полза на хартия. Вярно е, че все още има малък договорен списък, който не може да бъде докоснат. Това, на първо място, управление на персонала. И проблемът не е, че няма закони и действия, а самото предприятие не е създало вътрешни стандарти за легализация на електронните подписи. Това възпрепятства прехода към документация без хартия.

Изпълнението на ERMS е твърде дълго. Това изявление някога е било вярно, но днес то се е превърнало в мит. Преди това, електронните системи бяха изградени в подобие на съществуващата хартия, бяха използвани същите правила. Потребителите не успяха бързо да възприемат нови стандарти, интерфейсите бяха тежки, те трябваше да дублират хартиени и електронни документи, обучението отнеме време. И в края на краищата, си заслужава да се вземе под внимание предварителното проучване, създаването на системата, интегрирането й в съществуващата ИТ инфраструктура, инсталирането на приложенията на потребителя. Това наистина протегна времето. Ситуацията обаче вече се е променила. Съвременните решения имат много инструменти за ускоряване на изпълнението. Има набор от готови за използване приложения, способността за постепенно увеличаване на функционалността. Започнете да използвате електронния работен процес може бързо и евтино да го подобрите до желаното ниво. Срокът на изпълнение зависи от сложността, изискванията за оптимизация, количеството на модификациите и персонализирането на решението, броя на потребителите. Ако трябва да интегрирате много системи и да прехвърлите десетки хиляди потребители на EDMS, тогава нормалният срок е 2-3 години. Средният бизнес получава средно функционираща система за шест месеца.

Add a Comment